Dica #1 - Aumente sua produtividade

Publicado em 6 de dezembro de 2012 · 5 min de leitura

Neste artigo

Seja bem-vindo a nossa primeira dica.

As duas questões centrais de hoje são:

eliminar coisas inúteis do seu dia a dia
fazer o que deve ser feito no momento certo

Neste exato momento, tenho certeza que você escreveria uma lista gigante de atividades que precisa fazer tanto no trabalho como na sua vida pessoal.

Agora seja sincero:

- Qual a chance de você realmente terminar todas as atividades dessa lista?

Realizando 50% das atividades, já estaria ótimo!

Não se trata de ser uma pessoa responsável ou um pouco mais descompromissada.

A lógica é simples: todos os dias, acrescentamos tarefas às nossas vidas:

Preciso começar a caminhar/nadar/correr.
Tenho que comprar aquele livro.
A minha mesa de trabalho está uma bagunça, preciso arrumá-la!
Não posso me esquecer de ligar para “Tia Neide”, faz muito tempo que não falo com ela.
Vou começar um regime no começo do mês.
Dessa semana não passa, vou organizar meus e-mails.
Tenho que ligar para o cliente na próxima semana!

Alguém se identificou com alguma dessas tarefas?

A partir do momento que você começa a se dedicar apenas ao essencial e apaga essas pequenas promessas da sua vida, meu amigo e minha amiga, SUA VIDA MUDA!

Primeiro, você passa a viver uma vida mais leve, sem aquele monte de coisas na cabeça e a sensação de culpa de não estar cumprindo todas as atividades.

Segundo, vai sobrar mais tempo pra fazer o que realmente interessa.

Você precisa aprender a jogar o jogo da vida. Não adianta fazer mega planos e/ou supermudanças, isso raramente funciona.

Elimine o que estiver incomodando: esqueça ou faça.

Decida, apenas decida

decisao

Duas situações que acontecem a toda hora:

Chegou um e-mail sem caráter de urgência e
Um cliente ligou pedindo um favor.

O que fazer?

A grande maioria deixa o e-mail parado na caixa de entrada e anota em algum papel o favor do cliente.

Passa uma semana, o e-mail continua entupindo sua caixa de entrada e o papel que estava na sua mesa já foi parar em algum lugar da sua gaveta para nunca mais sair.

E o pior de tudo, o cúmulo do sofrimento: todo santo dia você continua pensando no e-mail e no papel com o favor do cliente, mas não toma uma decisão.

Por que não decidir as coisas pequenas quando elas acontecem?

Encaminhe o e-mail para o responsável, ou responda-o na hora ou simplesmente o apague da caixa de entrada!

Diga ao cliente que não consegue fazer o favor, assim, na lata mesmo. Explique os reais motivos, ele não vai se importar. Ou faça na hora!

Para pequenas atividades, tome decisões rápidas.

Diga NÃO para reuniões

Quem adora reunião, levante a mão! Ninguém, certo?

Em algumas empresas médias e grandes, as reuniões são responsáveis por um custo incrível.

Reuniões com duração superior a 10 minutos deveriam ser proibidas. Sério!

Resumindo as reuniões:

Nunca se sabe exatamente o motivo da maioria delas.
Durante as reuniões, você é livre para levantar qualquer assunto para discussão, mesmo que esse não tenha nenhuma ligação com o assunto inicial.
Existe a reunião inicial, as intermediárias e a final. Para cada uma delas, você deve se preparar antes e depois. Ou seja, mais perda de tempo. Uma reunião de 1 hora, na verdade dura quase 2 horas ou mais: conte o tempo de preparação, do cafezinho, o bate-papo depois.
Tente se lembrar da última reunião que você participou. Ao final, todas as tarefas foram designadas aos responsáveis e com datas definidas?

Algumas dicas para a sua próxima reunião:

Marque o tempo. Deixe claro que em 10 MINUTOS, independente do que aconteça, as pessoas devem se levantar e voltar aos seus trabalhos!
Se for para discutir sobre alguma máquina, vá até ela. Faça a reunião de pé, mostrando o real problema. Nada de se trancar na sala de reunião para ficar discutindo!
Sempre determine o responsável para cada atividade. Isso deve ser anotado em algum lugar, de preferência em algum software de gerenciamento.

Parábola do Bom x Excelente

Geralmente, conseguimos diferenciar um do outro.

Todos querem sempre o excelente. Excelente produto, com qualidade e preço baixo.

Nas atividades do dia a dia, acontece o mesmo.

Queremos fazer ótimos produtos/serviços, no menor tempo e gastando pouco.

Aí que entra a parábola do Bom x Excelente:

bomexcelente

Você deve garantir que tudo fique Bom. Em raras exceções, o Excelente é necessário.

Perceba no gráfico que após a decisão tomada de atingir o EXCELENTE, você deve ir até o fim.

Parando no meio do caminho, sua tarefa vai ficar pior do que estava no estágio BOM.

Cuide do seu corpo

Uma imagem vale mais que mil palavras:

cerebro

Lado esquerdo: atividade cerebral de um pessoa sentada após alguns minutos.

Lado direito: cérebro após 20 minutos de caminhada leve.

Pequenas atividades físicas aeróbicas tendem a oxigenar o cérebro.

Acho que não precisa falar mais nada…

Conclusão

Para pequenas atividades do dia a dia, decida na hora o que você vai fazer!
Faça atividades físicas.
Fuja das reuniões chatas e cansativas. Se você é chefe, faça o teste. Envie um e-mail pra todos colaboradores proibindo reuniões na próxima semana. Você vai ver que nada demais irá acontecer.
BOM já é o suficiente. Deixe o EXCELENTE para outra hora.

Aguarde a próxima semana, iremos trazer dicas de programas/softwares para facilitar a sua vida!

Qualquer informação, ligue pra gente, estamos à disposição para ajudar.

Abraços,
Equipe Tudo Uberaba
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