Dica #3 – Gerenciando seus e-mails
Seja bem-vindo a nossa terceira dica.
Vamos apresentar formas para gerenciar melhor seus e-mails.
E-mail único
Algumas pessoas possuem diversos e-mails e constantemente se perdem com as inúmeras caixas de entrada.
Hoje, todos os e-mails possuem serviços de encaminhamento de mensagens. Portanto se não há como se desfazer de todos os e-mails, escolha um e encaminhe todas as mensagens para ele.
- É muito mais fácil controlar apenas um e-mail do que três.
Determine horários para ver e-mail
Em raros casos há motivos para ficar com o e-mail aberto durante todo o dia.
- Estipule 2 ou 3 horários durante o dia para verificar sua caixa de entrada.
Caixa de Entrada VAZIA
A tarefa mais difícil é conseguir gerenciar a enorme quantidade de e-mails que recebemos.
Primeiro, você deve se perguntar se é necessário:
- receber e-mails de ofertas, mesmo que eles sejam abertos apenas 1 vez por mês
- notificações de rede sociais
- grupos de discussão
- ficar em cópia em todos e-mails da empresa
Eliminando alguns desses e-mails, serão dezenas de e-mails semanais a menos.
Todo e-mail recebido deve gerar uma ação!
Como assim?
Você deve interagir com cada e-mail recebido:
- Apagar ou arquivar: e-mail apenas informativo
- Delegar: repassar o e-mail para outra pessoa ou delegar a tarefa ao responsável
- Responder
- Fazer depois: Colocar o e-mail na pasta “Responder Depois”
- Tarefa: o e-mail dá origem à alguma tarefa
A técnica Inbox Zero foi desenvolvida e divulgada por Merlim Mann.
Urgente x Importante
A última dica é simples.
Saiba diferenciar URGENTE e IMPORTANTE.
Tudo que é urgente deve ser feito já. Cuidado para não transformar tudo em urgente.
Tudo que é importante também deve ser feito. As tarefas importantes geralmente fazem parte de algum projeto ou atividade essencial da empresa. São as atividades que geram faturamento. Reserve sempre um tempo para fazê-las.
Aguarde a próxima semana, iremos trazer dicas para gerenciar seus e-mails e melhorar sua vida online.
Qualquer informação, ligue pra gente, estamos à disposição para ajudar.
Abraços,
Equipe Tudo Uberaba
www.tudouberaba.com.br
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Índice: 7 dicas para você e sua empresa
- Dica #1 – Aumente sua produtividade
- Dica #2 – Ferramentas para facilitar sua vida
- Dica #3 – Gerenciando e-mails (Você está aqui!)
- Dica #4 – Abrindo empresas (aguarde)
- Dica #5 – aguarde
- Dica #6 – aguarde
- Dica #7 – aguarde
P.S.
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